Con tecnología aplicada a los espacios de trabajo, hoy se puede optimizar metros cuadrados, reducir costos y mejorar la experiencia de los equipos.
Lima, julio de 2025 – A medida que el trabajo híbrido se consolida en el país, muchas empresas están revisando el uso real de sus oficinas. En ese proceso, el análisis de datos sobre ocupación, tráfico y patrones de uso emerge como una herramienta clave para tomar decisiones más informadas sobre el espacio físico y su impacto en la operación.
El concepto de smart office —oficinas inteligentes que entregan métricas en tiempo real sobre ocupación, tráfico y uso— ha empezado a ganar terreno también en el mercado peruano, sobre todo entre compañías que priorizan agilidad, eficiencia y escalabilidad. “Ya no se trata solo de tener una oficina flexible o bien ubicada. Lo que marca la diferencia es saber cómo se usa ese espacio: cuántas personas lo ocupan, en qué horarios, qué áreas tienen más demanda”, señala Claudio Hidalgo, presidente de WeWork Latinoamérica.
El trabajo híbrido ha transformado la manera en que las empresas ocupan sus oficinas, pero muchas aún operan con esquemas heredados: contratos extensos, estimaciones de ocupación que no se cumplen y espacios diseñados para una presencialidad que ya no existe.
Frente a ese escenario, la capacidad de medir cómo y cuándo se utiliza cada área del espacio físico se vuelve clave para tomar mejores decisiones. Herramientas como sensores, sistemas de reservas y reportes de tráfico permiten identificar patrones y tomar acción: redistribuir ambientes, reducir zonas infrautilizadas o escalar de forma gradual según la demanda real.
“Lo que antes era una decisión estática, hoy puede gestionarse como un recurso dinámico. Las empresas peruanas hoy en día ya no necesitan adivinar qué espacio van a usar: pueden observarlo, ajustarlo y hacer que acompañe su estrategia”, señala Hidalgo.
IA + espacio: una dupla que reduce costos
Según el informe “Americas Office Occupier Sentiment Survey” de CBRE (2024), más del 50 % de las empresas en América está priorizando la flexibilidad como un eje de eficiencia. Las organizaciones que han migrado a modelos ágiles y basados en datos reportan ahorros de entre 20 % y 30 % en costos inmobiliarios, al evitar inversiones en infraestructura poco usada.
En paralelo, el estudio global de Cisco sobre trabajo híbrido revela que solo el 47 % de los empleados considera que sus oficinas están preparadas para esta nueva modalidad. Esto confirma que el rediseño del espacio no es solo operativo, sino también cultural y estratégico.
“La experiencia de oficina se ha vuelto tan importante como el espacio mismo. Hoy, saber que una sala está disponible, que hay conectividad asegurada o que el entorno se ajusta a las dinámicas reales del equipo genera valor. No es gasto, es rendimiento”, comenta Claudio Hidalgo.
Una tendencia que ya se instala en Perú
En Lima, esta lógica comienza a consolidarse en sectores como tecnología, servicios profesionales, fintechs y áreas de innovación de grandes empresas. En lugar de operar con metros cuadrados fijos o espacios sobredimensionados, cada vez más organizaciones priorizan soluciones flexibles que permiten ajustar el espacio de acuerdo con sus necesidades reales.
En ese proceso, el concepto de smart office va más allá de la conectividad o la digitalización. Incluye también la posibilidad de acceder a información sobre el uso del espacio, identificar picos de ocupación, anticipar demandas de los equipos y tomar decisiones con base en datos.
Empresas que operan bajo modelos híbridos, o con personal distribuido en distintas regiones, están optando por plataformas que integran infraestructura física con servicios como gestión de reservas, reportes de tráfico interno y configuración de espacios para distintos tipos de dinámicas laborales (concentración, reuniones, colaboración, videollamadas, entre otros).
“En un entorno cambiante, el espacio de trabajo no puede ser una estructura fija. Tiene que ser una herramienta que acompañe los movimientos de la empresa, tanto en lo operativo como en lo estratégico”, concluye Hidalgo.
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