Las reuniones de trabajo

Llama la atención el alivio que sienten algunos ejecutivos cuando se enteran de que la reunión que tenían programada para ese día ha sido cancelada. Por observación —y no por estadísticas—, me atrevo a decir que este alivio, expresado con exclamaciones de júbilo casi eufóricas, es mayor en la medida en que la cancelación se anuncie más cerca de la hora programada. Llama la atención porque, siendo vox populi que este comportamiento es común entre los ejecutivos, las empresas se empeñan en seguir apostando por esta forma de trabajo.

Por un lado, las empresas insisten en organizar reuniones; por el otro, los ejecutivos esperan anhelantes que estas se cancelen para empezar a dar hurras. Figura contradictoria que obliga a replantear el sentido y la oportunidad de las reuniones, ya que parece que no son solo excesivas, sino carentes de sentido, por lo cual la sensación de que se está perdiendo el tiempo tiene una base más real de lo que se reconoce. 

Quienes tienen la capacidad de convocar reuniones deberían preguntarse, en primer lugar, de qué manera va a aportar una al trabajo del área o la empresa. Y, en segundo lugar, qué resultado se espera. Si después de pensarlo se llega al convencimiento de que una reunión es la mejor forma de discutir determinado asunto, monitorear el avance de las tareas proyectadas o fomentar la interacción entre determinadas personas con el fin de generar innovación, enhorabuena. 

Otro asunto importante es la cantidad de asistentes. Contrariamente a lo que se piensa, cuantos menos sean, mejor. Algunos expertos consideran que tres es el número ideal para lograr un intercambio productivo. Como dijo el líder sindical norteamericano Lane Kirkland: “La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes”. 

En toda reunión, la conducción y el registro son dos actividades esenciales. Debe haber siempre un responsable de conducir la reunión: una persona con autoridad y la capacidad de redirigir el diálogo si un participante se desvía del tema, moderar el debate, motivar las intervenciones y resumir con claridad los acuerdos. De preferencia, esta misma persona debe hacer un registro lo más preciso posible de la reunión a fin de que no se pierdan las ideas generadas por la interacción de los participantes y además pueda hacerse un seguimiento de los compromisos y acuerdos a los que se llegue.

“Quienes tienen la capacidad de convocar reuniones deberían preguntarse, en primer lugar, de qué manera va a aportar una al trabajo del área o la empresa.”